SNALAŽENJE u suvremenoj poslovnoj komunikaciji, od uvodnih rečenica poput "Nadam se da ste dobro" do završnih pozdrava kao što je "Ugodan petak!", ponekad se može činiti kao hod po minskom polju.

Ipak, jedna fraza mnogima posebno ide na živce: "prijateljski podsjetnik". Analiza više od 1.6 milijuna poslovnih e-mailova, koju je provela softverska tvrtka ZeroBounce, pokazala je da je upravo ta fraza na vrhu popisa izraza kojima ljudi pokušavaju ublažiti ton svoje poruke, piše Metro.

Na prvi pogled zvuči bezazleno i pristojno, a u poslovnim se mailovima koristi vrlo često. No u praksi bi mogla postići upravo suprotan učinak i iziritirati kolege. Jer, budimo iskreni, koliko je "prijateljski podsjetnik" doista prijateljski? Ili je to samo uljepšani način da nekoga požurite dok je već zatrpan poslom?

Stručnjaci objašnjavaju u čemu je problem

Natalie Sutton, savjetnica za strateške komunikacije, kaže da profesionalci posežu za tom frazom jer istodobno pokušavaju biti pristojni i izravni, no na kraju često ne postignu ni jedno ni drugo.

"Ljudi je koriste jer žele biti pristojni i izravni u isto vrijeme, ali ona zapravo ne postiže ni jedno ni drugo. Signalizira hitnost, a istodobno se pretvara da nije hitno, zbog čega čitatelja može zbuniti i iznervirati", objašnjava Sutton.

Liz Sebag-Montefiore, izvršna direktorica i stručnjakinja za ljudske resurse, smatra da se fraza toliko udomaćila u poslovnoj komunikaciji da se ljudi često više usredotoče na prikrivenu kritiku nego na samu poruku.

"Problem je u tome što se 'prijateljski podsjetnik' često uopće ne doživljava kao prijateljski. U mnogim slučajevima primatelj ga čuje kao: 'Opet vas moram podsjećati' ili 'niste napravili ono što ste trebali', što može izazvati obrambeni stav umjesto suradnje", objašnjava ona.

Što misle zaposlenici?

Korisnici Reddita o ovoj su temi imali vrlo izražena mišljenja. Jedan je korisnik frazu nazvao "pasivno-agresivnom", dok ju je drugi opisao kao "nevjerojatno omalovažavajuću" i poručio: "Vaše bi mišljenje bilo bolje prihvaćeno kada biste ga jednostavno ljubazno iznijeli, bez tog sladunjavog uvoda." Slično razmišlja i jedna korisnica, koja kaže: "Zvuči kao da korite dijete i to me izluđuje."

Jedan je komentator detaljnije objasnio zašto mu ta fraza smeta.

"Imam osjećaj da je osoba ili pasivno-agresivna ili se pokušava praviti važna i razmetati znanjem. Obje osobine izrazito ne volim. Ako nekoga prozovete zbog korištenja te fraze, ili ćete pogriješiti u procjeni namjere ili ćete biti u pravu, a oni će vas izmanipulirati. U svakom slučaju, gubite bitku koja je ionako bila nemoguća. Ostat ćete samo još više isprovocirani."

Grupni podsjetnici posebno iritiraju

Čini se da grupni "prijateljski" podsjetnici ljude posebno iritiraju jer se mogu osjećati prozvanima pred drugima. "Nema ničeg goreg nego vidjeti poslovni mail s 'prijateljskim podsjetnikom' poslan cijelom timu, a znate da ste vi razlog zašto je poslan", napisala je jedna osoba.

Ipak, dio korisnika stao je u obranu dobre namjere. Jedna je osoba objasnila da tu frazu koristi kao način sprječavanja sukoba. "Budući da sam autistična osoba, trudim se pojasniti svoju namjeru i ton u osjetljivim online razgovorima jer osjećam strah", napisala je.

Što koristiti umjesto toga?

Umjesto "prijateljskog podsjetnika", stručnjaci preporučuju jednostavniji i izravniji pristup. Natalie Sutton predlaže formulacije poput "Možete li potvrditi do petka?" ili "Samo provjeravam je li vam ovo promaknulo". Objašnjava da su takve alternative bolje jer su konkretne, poštuju vrijeme druge osobe i nemaju prizvuk dociranja.

Slično savjetuje i Petra Wilton, direktorica za politiku i vanjske poslove u Chartered Management Instituteu, koja predlaže rečenice poput "Samo provjeravam u vezi s ovim" i "Kad stignete, možete li mi javiti?".

Zaključak stručnjaka prilično je jednostavan: u poslovnoj komunikaciji najbolje prolaze jasnoća, izravnost i kratkoća. Fraze koje na papiru zvuče pristojno, ali u praksi mogu djelovati pokroviteljski, često je bolje preskočiti.